Jak prawidłowo rozliczyć środki unijne

Korzystanie z unijnego wsparcia niesie ze sobą wiele korzyści, jednak równie ważne jak pozyskanie finansowania jest jego prawidłowe rozliczenie. Przede wszystkim trzeba zrealizować inwestycję zgodnie z wnioskiem, przestrzegać terminów i prawidłowo ją rozliczyć.

Podpisanie umowy o dofinansowanie

Jeżeli w wyniku oceny Twój wniosek zostanie zakwalifikowany do objęcia wsparciem, zostanie z Tobą zawarta umowa o dofinansowanie. Procedura jej podpisania rozpoczyna się w momencie otrzymania oficjalnego pisma potwierdzającego przyznanie wsparcia na realizację projektu.

Zawiera ono również informację o dokumentach, jakie musisz zgromadzić do podpisania umowy oraz terminie, w którym powinieneś dopełnić niezbędnych formalności.

Wykaz dokumentów może się różnić, w zależności od tego, jaki projekt realizujesz oraz jakiego rodzaju podmiot reprezentujesz.

Wymaganą bazę w większości przypadków stanowią:

Umowa o dofinansowanie opisuje zobowiązania i uprawnienia oraz harmonogram realizacji projektu i jego budżet. Jej przedmiotem jest realizacja zaproponowanego przez Ciebie projektu zgodnie z wnioskiem o dofinansowanie, który stanie się załącznikiem do umowy. Wszelkie ewentualne zmiany w umowie będą wymagały zatwierdzenia przez instytucję udzielającą wsparcia.

Kwalifikowalność wydatków

Realizując projekt

musisz pamiętać, że nie każdy wydatek związany z projektem może zostać dofinansowany. Poszczególne programy i rodzaje dotacji mają przypisany katalog tzw. kosztów kwalifikowanych. Zapoznajesz się z nim już na etapie pisania wniosku o dotację. Tylko wydatki z tego katalogu podlegają dofinansowaniu. Pozostałe koszty ponosisz ze środków własnych.

O kwalifikowalności wydatku decyduje nie tylko zgodność z katalogiem kosztów kwalifikowanych. Na etapie wstępnym – oceny wniosku – weryfikowane jest również:

  • czy wydatek jest zgodny z programem operacyjnym,
  • czy wydatek jest niezbędny do realizacji projektu,
  • czy wydatek jest efektywny.

Pozytywna ocena wniosku

i przyznanie dofinansowania na realizację projektu nie oznacza, że wszystkie wydatki, które przedstawisz do refundacji będą kwalifikować się do współfinansowania.

W trakcie realizacji projektu dodatkowemu sprawdzeniu podlega:

  • czy wydatek został rzeczywiście poniesiony,
  • czy wydatek był przewidziany we wniosku stanowiącym załącznik do umowy o dofinansowanie,
  • czy wydatek był poniesiony zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa wspólnotowego oraz prawa krajowego,
  • zasadność poniesienia danego wydatku dla realizacji projektu,
  • efektywność poniesionego wydatku,
  • sposób udokumentowania wydatków.

Dofinansowanie projektu

Oznacza, że realizując go korzystasz z pieniędzy publicznych. Ma to swoje konsekwencje związane z wyborem dostawców towarów i usług. Przyjmując dofinansowanie zobowiązujesz się ponosić wszystkie wydatki z zachowaniem zasady uczciwej konkurencji, efektywności, jawności i przejrzystości a także dołożyć wszelkich starań w celu uniknięcia konfliktu interesów.

Zasady dokonywania zakupów

Obowiązujące beneficjentów nie zobowiązanych ustawowo do stosowania prawa zamówień publicznych są szczegółowo przedstawione w wytycznych dotyczących kwalifikowalności wydatków dla poszczególnego programu.

Co to w praktyce oznacza?

Podmioty zobowiązane ustawowo do stosowania prawa zamówień publicznych, dokonują wyboru dostawców zgodnie z tymi przepisami.

Jeżeli jednak jesteś prywatnym przedsiębiorcą albo reprezentujesz inny podmiot, który nie jest zobowiązany do stosowania na co dzień prawa zamówień publicznych, będziesz musiał wprowadzić pewne zmiany w sposobie dokonywania zakupów.

Kontrola projektu

Kontrola towarzyszy realizacji każdego projektu, któremu udzielone zostało wsparcie z funduszy unijnych. Jest obowiązkowym elementem w trakcie jego trwania lub krótko po zakończeniu, poprzedzając ostateczne rozliczenie. Może też nastąpić w trakcie okresu trwałości.

Twój projekt będzie mógł podlegać następującym kontrolom:

Po zakończeniu kontroli zostaje sporządzona informacja pokontrolna. Jeżeli podczas kontroli wykryte zostaną nieprawidłowości, otrzymasz zalecenia pokontrolne wraz z terminem ich wypełnienia.

Sprawozdawczość, rozliczenie projektu i dokumentacja

Przez cały okres realizacji projektu

powinieneś regularnie informować o czynionych postępach instytucję, która udzieliła Ci wsparcia. Sprawozdania należy przygotowywać na specjalnym formularzu.

Częstotliwość ich składania określona jest w umowie o dofinansowanie – najczęściej wymagane są minimum raz na trzy miesiące. W sprawozdaniach informuje się o podejmowanych działaniach, uzyskiwanych efektach oraz ponoszonych wydatkach – wszystko to w odniesieniu do założeń z wniosku o dotację. Przedstawia się również plan działań na okres poprzedzający złożenie kolejnego sprawozdania.

Sprawozdania z postępu w realizacji projektu są najczęściej integralną częścią wniosku o płatność. Jest on podstawą do wypłaty przyznanej dotacji w formie zaliczki, refundacji częściowej lub całkowitej.

Wszelkie operacje w projekcie

związane z utworzeniem wniosku o płatność i przekazaniem go do instytucji w celu weryfikacji, prowadzeniem korespondencji, przekazywaniem haromonogramów realizacji projektu czy ewidencjonowaniem informacji o zamówieniach publicznych realizowanych w ramach projektu, danych dotyczących personelu projektu oraz uczestników projektu możesz dokonywać za pośrednictwem Centralnego systemu teleinformatycznego.

Jeżeli twój projekt realizowany jest w ramach jednego z krajowych programów operacyjnych lub regionalnego programu operacyjnego wykorzystującego centralny system teleinformatyczny, integralnym elementem umowy jest lista osób uprawnionych przez Ciebie do wykonywania w Twoim imieniu czynności związanych z realizacją projektu w ramach Centralnego systemu teleinformatycznego.

O płatność występujesz, gdy:

  • wnioskujesz o przekazanie zaliczki na realizację projektu,

  • wnioskujesz o refundację kosztów, które już poniosłeś,

  • chcesz rozliczyć otrzymane zaliczki – wtedy musisz wykazać wydatki, które poniosłeś i opłaciłeś z otrzymanych wcześniej zaliczek,

  • jesteś jednostką sektora finansów publicznych, a środki na projekt zostały zapisane w Twoim budżecie – rozliczenie wydatków,

Występując o zaliczkę

jej wysokość kalkulujesz na podstawie kosztów, jakie planujesz ponieść w okresie poprzedzającym złożenie kolejnego wniosku/sprawozdania. Jednocześnie musisz wziąć pod uwagę dopuszczalne limity wysokości zaliczki określone w umowie o dofinansowanie.

Jeżeli wniosek służy rozliczeniu poniesionych już kosztów w części finansowej przedstawiasz zestawienie wydatków, odnosząc je do szczegółowego budżetu z wniosku o dotację. Często wymagane jest również załączenie kopii dokumentów księgowych potwierdzających poniesienie tych wydatków.

Podczas realizacji projektu

bardzo ważne jest, abyś zbierał wszelkie związane z nim dokumenty. Będziesz musiał je przedstawić wraz z wnioskiem o płatność, aby otrzymać wypłatę przyznanego dofinansowania.

Niezbędne są wszelkie dokumenty potwierdzające nabycie i instalację środków trwałych, budowę obiektów czy skorzystanie z usług przewidzianych w projekcie. Wymagane są przede wszystkim faktury i potwierdzenia przelewów, ale również protokoły przekazania towarów, odbioru zleconych prac czy wykonania usług.

Jeżeli w ramach projektu zatrudniałeś pracowników – niezależnie od tego czy ich wynagrodzenie podlegało dofinansowaniu – musisz dysponować pełną dokumentacją potwierdzającą przeprowadzenie obiektywnego procesu rekrutacji, zawarcie umów oraz wywiązywanie się ze zobowiązań wobec zatrudnionych, ZUS i skarbu państwa.

Zasady promocji i oznakowania

Jeżeli korzystasz z unijnego wsparcia

masz nie tylko prawo, ale i obowiązek, aby o tym informować. Informacje o dofinansowaniu powinieneś podawać w trakcie realizacji projektu, przy okazji wszystkich działań informacyjnych i promocyjnych, jakie w związku z nim podejmujesz.

We właściwy sposób musisz także oznakować dokumenty przeznaczone do publikacji i dla uczestników projektów, miejsce realizacji Twojego projektu i swoją stronę internetową (jeśli taką posiadasz).

W ten sposób przekazujesz innym informacje o otrzymaniu dofinansowania z danego funduszu polityki spójności Unii Europejskiej oraz z danego programu.

Co musi zawierać obowiązkowe oznakowanie?

  • znak Funduszy Europejskich, z nazwą programu, z którego realizowany jest Twój projekt,
  • znak Unii Europejskiej, z nazwą funduszu, z którego Twój projekt uzyskał dofinansowanie.

Szczegółowo zasady promocji i oznakowania projektów zostały opisane w zakładce Promocja Funduszy Europejskich.

Trwałość projektu

Zakończenie realizacji projektu nie oznacza jeszcze wypełnienia wszystkich obowiązków, jakie wynikają z unijnego wsparcia.

Jeżeli w ramach projektu kupowałeś środki trwałe, budowałeś obiekty lub instalacje bądź też zatrudniałeś pracowników obowiązuje Cię tzw. okres trwałości.

Jest to czas, w którym należy zachować w niezmienionej formie i wymiarze efekty projektu, których osiągnięcie zostało zadeklarowane we wniosku o dofinansowanie.

Standardowo wynosi on 5 lat. Odstępstwem objęte są mikro, małe i średnie przedsiębiorstwa, dla których okres trwałości to 3 lata.

Okres trwałości liczony jest od daty płatności końcowej dotacji.

Naruszenie zasady trwałości następuje w sytuacji, gdy w okresie jej trwania wystąpi co najmniej jedna z przesłanek:

  • zaprzestaniesz działalności produkcyjnej lub przeniesiesz ją poza obszar wsparcia programu,

  • nastąpi zmiana własności elementu współfinansowanej infrastruktury, która daje przedsiębiorstwu lub podmiotowi publicznemu nienależne korzyści,

  • nastąpi istotna zmiana wpływająca na charakter projektu, jego cele lub warunki realizacji, która mogłaby doprowadzić do naruszenia jego pierwotnych założeń.

Naruszeniem zasady trwałości jest również (w przypadku inwestycji w infrastrukturę lub inwestycji produkcyjnych) przeniesienie w okresie 10 lat od daty płatności końcowej działalności produkcyjnej poza obszar UE.

Zasada ta nie ma zastosowania do mikro, małych i średnich przedsiębiorstw.

Pamiętaj:

Na każdym etapie nasi eksperci pomagają w rozliczeniu nasi doświadczeni eksperci, mający za sobą realizację wielu projektów unijnych w formie zwrotnej oraz bezzwrotnej.